Beste AI-assistent voor vergaderingen 2026: top 5 tools

We testten vijf kandidaten voor de beste AI-assistent voor vergaderingen in 2026: TicNote, Fathom, Otter.ai, Fireflies.ai en Read AI. TicNote maakt van een vergadering iets waar je ook echt iets mee doet: een rapport, een presentatie, een actielijst met bronvermelding. Otter en Fireflies leveren een transcript en een korte samenvatting. Fathom doet hetzelfde gratis, zonder limiet. Read AI voegt je inbox en chat toe aan de mix. Als je werk al op audio draait, sluit een van deze vijf de cirkel tussen wat er gezegd is en wat er moet gebeuren. Onze winnaar voor 2026: TicNote, om wat het oplevert, niet alleen om het verslag van het gesprek.

De andere helft van je audiodag

QUEUE: 3 artikelen, 1 podcastaflevering, 47 minuten forensreis. Dat is de heartheweb-kant van je dag, die waarin audio náár je toe komt. Maar ergens tussen 9 en 5 sta je ook aan de andere kant van de microfoon: in vergaderingen, half typend, terwijl je precies de ene zin mist die ertoe deed omdat je een opsommingsteken zat op te maken in plaats van te luisteren.

Een AI-assistent voor vergaderingen doet voor gesproken gesprekken ongeveer wat heartheweb doet voor geschreven artikelen, maar dan omgekeerd. Hij luistert live mee en zet het om in tekst waar je later iets mee kunt. Dezelfde verschuiving van medium, andere richting. Wij bouwen die tool niet. We gebruiken er wekelijks een paar, en dit is wat maanden lang prijspagina's, release notes en echte vergaderworkflows vergelijken opleverde.

Geen van de vijf apps hieronder leest je leeslijst voor. Dat is hun taak niet. Wat ze wél met heartheweb delen is de onderliggende gok: dat audio, niet tekst, tegenwoordig is waar veel echte informatie zit, en dat het doorzoekbaar en deelbaar maken ervan er meer toe doet dan ooit.

Wat vijf tools die allemaal hetzelfde beweren écht van elkaar onderscheidt

Op papier "neemt op, transcribeert en vat samen" elke AI-assistent voor vergaderingen. In de praktijk bepalen vier dingen hoe de week van een kenniswerker verloopt: moet de assistent als zichtbare deelnemer aansluiten bij je gesprek, hoe ver gaat de output voorbij een kaal transcript, wat mag je écht met de gratis laag voordat de upsell komt, en hoeveel talen houden stand onder echte transcriptiebelasting, niet op een marketingpagina.

We scoorden alle vijf op die vier assen, gebaseerd op de actuele prijspagina en documentatie van elke leverancier, stand augustus 2026. De tabel hieronder is de versie in één oogopslag; de bespreking erna behandelt wat de cijfers niet vertellen.

TicNote: het enige dat je een kant-en-klaar bestand geeft, geen transcript

TicNote's pitch is specifiek: het vat een vergadering niet alleen samen, het zet je bronnen, vergaderingen, pdf's, YouTube-video's die je in hetzelfde project dropt, om in bestanden die je anders met de hand zou bouwen. Voer een brainstormgesprek en vijf referentievideo's in, en Shadow Agent kan een contentkalender voor vier weken, een vergelijkingsdashboard en een presentatie van acht slides opleveren in de tijd die het kost om koffie te zetten. Elke bewering in de output linkt terug naar het exacte moment in de bronopname, wat ertoe doet als iemand in de volgende vergadering vraagt: "wacht, wie zei dat ook alweer."

De opname loopt via een Chrome-extensie in plaats van een bot die aansluit bij je Zoom- of Meet-gesprek, wat het discreet houdt in kleinere of klantgerichte vergaderingen. Transcriptie dekt 120 talen. De gratis laag stopt bij 300 minuten per maand, krap als je de meeste dagen van vergadering naar vergadering rent, en de beste output van Shadow Agent hangt af van een specifieke prompt: een vage vraag als "vat dit samen" levert een generiek resultaat op, net zoals een vage prompt bij elk model een generiek antwoord oplevert.

Fathom: de gratis laag die nooit verloopt

Het grote onderscheid van Fathom is dat het gratis plan geen proefperiode is. Geen vergaderlimiet, geen zetellimiet, geen vervallende geschiedenis, ongewoon in een categorie die bijna volledig is gebouwd rond gratis-naar-betaald-funnels. Het sluit aan bij Zoom, Meet en Teams en levert een doorzoekbaar transcript en directe samenvatting zodra een gesprek eindigt, met een bot-vrije opname-optie die nu in beta is op Mac.

Met Ask Fathom bevraag je één gesprek in gewone taal; op betaalde plannen strekt dat zich uit tot je hele belgeschiedenis. De adder onder het gras: de functies die salesteams het meest willen, AI Scorecards en automatische CRM-veldsync, zitten achter de Business-laag van $25-34/maand. Wil je gewoon een gratis, eerlijke recorder voor persoonlijk of klein-team-gebruik, dan is Fathom hier zonder voorbehoud de sterkste optie.

Otter.ai: nog altijd het snelste live transcript in de ruimte

Otter zit al langer in deze categorie dan de meeste concurrenten, en dat merk je in de onderdelen die tijdens het gesprek zelf tellen: live transcriptie en ondertiteling verschijnen in real time binnen Zoom, Meet en Teams, met sprekersherkenning en woord-gesynchroniseerd afspelen dat écht volwassen is. De mobiele apps hebben widgets en Siri-snelkoppelingen, meer dan de meeste concurrenten zich de moeite nemen te bieden.

Waar Otter zijn leeftijd toont, is voorbij het transcript. De gratis laag beperkt individuele vergaderingen tot 30 minuten, kort voor de meeste echte werkvergaderingen, en zelfs de Business-laag van $19,99-30/maand beperkt AI Chat-vragen tot 200 per gebruiker per maand. Heb je gewoon het meest accurate live transcript met zo min mogelijk gedoe nodig, dan doet Otter dat nog steeds goed. Moet de vergadering iets anders worden, een rapport, een CRM-update, dan heeft het minder te bieden dan de andere vier.

Fireflies.ai: gebouwd voor het salesgesprek, niet alleen de stand-up

Fireflies leest als een tool die van de grond af gebouwd is voor RevOps. Naast transcriptie volgt het spreektijdverhouding, sentiment en onderwerpfrequentie, en duwt dat rechtstreeks door naar Salesforce of HubSpot via integraties die dieper gaan dan al het andere op deze lijst. Met 60+ ondersteunde talen loopt het bovendien voorop op transcriptiedekking buiten het Engels.

De keerzijde is een bot die zichtbaar aansluit bij elk gesprek, wat opdringerig kan aanvoelen in kleinere of informele vergaderingen, en een creditsysteem voor AI-samenvattingen op betaalde lagen dat beperkt hoeveel AI-samenvattingen je maandelijks écht kunt genereren, los van de opnamelimieten. Voor een sales- of customer-successteam dat toch al in een CRM leeft, weegt niets daarvan op tegen de analyse. Voor een wekelijks overleg met twee man is het meer tool dan je nodig hebt.

Read AI: je vergaderingen, mail en chat in één zoekbalk

De gok van Read AI is bereik: in plaats van alleen vergaderingen vat het ook je Gmail- of Outlook-inbox en Slack-gesprekken samen onder dezelfde assistent, met een digitale tweeling genaamd Ada die vragen over alle drie kan beantwoorden. Sentiment- en participatiescores tijdens live vergaderingen laten zien wie het gesprek écht stuurt, een functie die net zo vaak in de pers kwam om haar nut als om haar noviteit.

Die breedte komt met een kleinere gratis laag, vijf vergaderingen per maand, en een setup die langer duurt dan bij een tool met één doel, omdat je inbox en chat koppelt, niet alleen een agenda. Participatiescores kunnen ook opdringerig overkomen in kleine, informele teams die geen scorebord willen van wie hoeveel praatte. Voor een team dat nu al doorzoeking wil over vergaderingen, mail en chat heen, is Read AI de enige van de vijf die daar vanaf het begin voor gebouwd is.

Drie gevallen waarin geen van deze vijf is wat je nodig hebt

Neem je een persoonlijk gesprek op voor eigen referentie, geen geplande werkvergadering, dan doet een gewone memo-app op je telefoon de klus, zonder account, zonder CRM-sync die je niet nodig hebt, zonder bot in het gesprek.

Probeer je eigenlijk een stapel pdf's of onderzoekspapers te verwerken in plaats van gesproken vergaderingen, dan is geen van deze vijf daarvoor gebouwd; kijk dan naar een tool voor documentsamenvatting.

En ben je doof of slechthorend en heb je ondertiteling nodig tijdens het gesprek zelf, niet een samenvatting achteraf, dan lossen de live ondertitels van het platform zelf (Zoom, Google Meet, Teams leveren dit inmiddels allemaal standaard) een ander probleem op dan welke AI-assistent voor vergaderingen dan ook. Deze vijf zijn gebouwd om achteraf samen te vatten wat er gebeurde, niet om het live gesprek in real time toegankelijk te maken.

Wat er gebeurt nadat de vergadering is afgelopen

Hier ligt de eerlijke overlap met wat heartheweb daadwerkelijk doet. Geen van deze vijf tools leest een vergadersamenvatting voor, en dat gaan we niet mooier voorstellen. Maar de tekst die ze genereren, een Fathom-recap, een Otter-transcript, een TicNote-rapport, is precies het soort geschreven content dat heartheweb is gebouwd om om te zetten naar audio. Exporteer de samenvatting, zet hem in je leeslijst, en je luistert onderweg naar huis naar wat je eigen vergadering besliste in plaats van het de volgende ochtend op je bureau te herlezen. Dat is geen functie van een van deze vijf producten. Het is gewoon waar een privé-RSS-feed en een degelijke TTS-stem voor dienen.

Voor je volgende vergadering

Vijf tools, vier echte verschillen. TicNote wint deze ronde omdat het als enige een vergadering behandelt als grondstof voor iets dat je anders met de hand zou bouwen, niet als eindpunt. Fathom is de betere standaardkeuze als je gewoon een gratis, eerlijke recorder wilt zonder tikkende proefklok. Otter, Fireflies en Read AI winnen elk hun eigen, kleinere gevecht: live transcriptie, salesanalyse en doorzoeking over kanalen heen. Kies op basis van wat er ná het gesprek moet gebeuren, niet tijdens.